为了加强学院与广大师生员工的联系，加强和改进工作作风，促进学校的建设和发展，规范院长网络信箱的管理及信件答复程序，及时回复师生员工对学院各方面工作提出的意见和建议，制定本制度。

一、设置和管理

院长网络信箱设在党办院办，统一收信和回复，统一管理。

二、答复程序和方式

（一）党办院办每天收信后，将信件送院长阅示。

（二）党办院办将校长阅示后的信件送分管校领导或有关部门负责人答复。

（三）信件答复意见原则上由分管院领导或有关单位负责人提出，重要的或带有全面性的问题由院长提出意见。所有答复意见均署答复单位名称并由单位负责人签字。

（四）党办院办按分管院领导或有关单位负责人书面答复意见，统一用电子邮件向写信人回复，回信原则上只署答复单位名称，不另书面回信。答复信件要留存并拷贝留查。

三、院长网络信箱信件答复时间

院长网络信箱信件答复时间原则上不超过2个工作日。