学院档案是为全院服务的，使用学院档案必须遵守档案查阅、借阅制度。

一、档案室要积极主动地开展档案资料的提供利用工作，同时严格查阅、借阅手续，保证室藏档案资料的绝对安全。

二、本院有关部门人员因工作需要，经部门领导同意，方可查阅档案资料。

三、“中央、国务院”、“市委、市政府”机密文件，不准翻印和复印。不属于密级业务文件需要复印，须经部门领导同意批准后才能办理复印。密级材料一律不准外借。

四、借阅者查阅档案要在档案查阅室进行，查阅人员不准把材料交无关人员翻阅。档案一般不外借，需要外借的档案要限期归还，外单位借阅档案须持单位介绍信。无关人员不准擅自进入档案库房。

五、收藏档案原则不可外借出档案室，特殊情况要经分管领导批准。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学院严肃处理。

六、借阅者要爱护档案，不准在档案资料上加注、勾画、涂改、折叠，不得抽折文件，如发现以上情况，要按《档案法》的规定追究责任。查阅档案人员要自觉保护材料，严禁擅自在查阅材料上涂改、伪造、勾画、批语等。严禁拆散、抽出或损毁档案材料中的任何章节。

七、档案材料一般不准外借，如情况特殊，则需经党政办公室主任同意批准后方可借出，借期不超过三天，如继续借阅要办理续借手续。外借档案材料不得遗失、泄密或私自转借他人，如遗失、泄密或损毁，要及时报告。损毁档案材料者，视情节轻重由学院做出处理。

八、借阅者未经档案室人员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等。对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案须经领导同意，涉及未公开的技术问题，须经课题负责人同意，涉及机密问题的须经有关院领导批准。

九、档案管理部门要对查阅者提供便利和必要的检索工具，查阅、借阅者要认真履行查阅、借阅手续。

十、严禁查阅、借阅者在档案室内吸烟。

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二00九年十一月