一、加强档案保密安全的管理

学院档案是反映学院历史真实面貌。它具有重要保存利用价值，所以必须做好学院档案材料保密和安全工作。

1、档案工作中认真执行保密工作指导思想：遵守国家工作人员十条保密精神。

2、要有高度政治责任感，注意重视保密材料，按照不同密级分类保管存放保险箱，防止泄密和遗失。

3、对档案材料和机密材料做到定期坚持清点，在节假日、寒暑假前催办借阅材料归还。

4、未经同意批准，无关人员不准擅自进入档案库房，不准翻阅档案和机密材料。

5、档案工作人员不准私自摘抄和外泄具有内部和保密性质的档案材料。

6、严格执行档案归档管理和借阅制度，认真履行登记签字手续。

7、切实做好档案归档管理和借阅制度，认真履行登记手续。

8、必须做好档案、机密材料鉴定销毁，登记造册。经领导批准后，由两人以上共同监销，不归档的重要材料必须集中进行销毁，机密文件材料保密销毁处

二、加强学院档案归档管理

学院档案质量的好坏，是由学院各部门形成归档材料好坏所决定，所以我们必须加强档案归档管理。

1、全院各部门根据自己教学工作业务，必须建立部门预立卷工作（每年初制定预立卷类目录，有部门秘书人员负责）有部门专人领导负责。

2、部门预立卷和归档工作接受学院办公室档案秘书的业务指导、检查。

3、部门业务工作中形成收发文，以及其它重要有查考利用价值材料，由各部门保管，需要时向学院办公室移交、不得拖延。

4、移交归档材料必须做到：收集齐全完整，分类整理清楚，内容质量规范。

5、重复、无保存价值材料不归档。

6、重大项目、活动材料要求单独立卷，结束后立即向办公室室移交归档。

7、各部门在归档工作中贯彻执行国家有关档案法律法规和各项制度，做到科学化、规范化、标准化。

8、各级领导和工作人员思想重视，增强档案意识。系处室负责人为第一责任人，具体管理人员为直接责任人。学院对预立卷，归档工作进行半年小检查，

三、加强学院档案鉴定销毁管理

学院档案鉴定鉴定工作好坏，直接影响学院档案存藏质量和保密安全，所以必须做好档案鉴定销毁管理。

1、学院鉴定销毁档案材料，必须依据国家有关法规政策要求和本院档案保管期限表进行认真仔细鉴定。

2、成为学院鉴定销毁档案工作小组（由有关领导、档案室、业务部门人员组成）。

3、对已鉴定销毁答案材料必须办理登记造册，存档。

4、根据登记清单，进一步审核确定无误，报请学院主管档案工作领导批准同意后方销毁。

5、消耗材料，根据国家有关规定，派专车到指定地点销毁处理，并组织好二人以上同车进行监销，完成任务后及时向领导汇报。

一年大检查。同时每1-2年开展劳动竞赛评比活动。

四、加强学院档案查阅利用管理

学院档案是为全院服务，必须加强学院档案查阅利用管理，为全校教职工服务。

1、本院有关部门人员因工作需要，经部门领导同意，可查阅本部门的档案材料。利用其它部门档案，必须经该部门领导同意批准方可查阅。

2、“中央、国务院”、“市委、市府”机密文件，不准翻印和复印。不属于密级业务文件需要复印，必须经部门领导同意批准后办理复印。

3、查阅档案人员自觉保护材料，严禁擅自在查阅材料上涂改、伪造、勾划、批语等。严禁折散、抽出和损毁档案材料中任何章节。

4、查阅人员必须在阅档室查阅，查阅人员不准把材料交无关人员翻阅，无关人员不准擅自进入档案库房。

5、档案材料一般不准外借，如情况特殊，则需经办公室主任同意批准方可借出。借期不超过三天，如继续借阅要办理续借手续。外借材料不得遗失、泄密和私自转借他人，如遗失、泄密和损毁及时报告。损毁档案材料者，视情节轻重由学院作处理。（密级材料不准外借）